Invloed zonder beslismacht
Als Functionaris Gegevensbescherming (FG) heb je een bijzondere positie. Je adviseert, houdt toezicht en signaleert privacyrisico’s, maar je neemt niet de besluiten over gegevensverwerkingen. Die verantwoordelijkheid ligt bij de organisatie.
Dat levert een interessante vraag op: hoe kun je als FG invloedrijk zijn zonder op de stoel van de bestuurder te gaan zitten?
Want alleen zeggen dat iets niet jouw besluit is, maakt je nog geen effectieve FG. Andersom is het ook niet de bedoeling dat de organisatie bij ieder ingewikkeld privacyvraagstuk naar de FG kijkt voor een definitief ‘ja’ of ‘nee’.
Een invloedrijke FG neemt de beslissing niet over, maar verhoogt de kwaliteit van de besluitvorming.
Overreden ligt waarschijnlijk dicht bij de natuurlijke werkwijze van veel FG’s. Je gebruikt kennis, feiten en argumenten. Je legt uit wat de AVG vraagt, welke risico’s je ziet en welke maatregelen nodig zijn.
Dat is belangrijk, maar een juridisch ijzersterk advies betekent nog niet dat er iets mee gebeurt. Als een projectleider een deadline probeert te halen of een bestuurder kansen ziet in een nieuwe AI-toepassing, spelen er ook andere belangen.
Daarom is Overbruggen minstens zo belangrijk. In plaats van direct uit te leggen waarom iets problematisch is, kun je eerst vragen: “Wat willen jullie hiermee bereiken?” of “Wat gebeurt er als we dit niet doen?”
Overbruggen betekent niet dat je toegeeft. Begrijpen is iets anders dan instemmen. Door de belangen van de ander te begrijpen, kun je juist een advies geven dat beter aansluit bij de werkelijkheid van de organisatie.
Met Inspireren zet je nog een andere stap. Je verbindt privacy aan de waarden en ambities van de organisatie. Bijvoorbeeld: “We zeggen dat vertrouwen belangrijk is. Wat betekent dat voor de manier waarop we gegevens van medewerkers gebruiken?” Privacy wordt dan meer dan voldoen aan de AVG. Het wordt een vraag over wat voor organisatie je wilt zijn.
En soms is Stellen nodig. Een FG moet ook duidelijk positie durven innemen: “Op basis van de informatie die er nu ligt, vind ik het restrisico te groot. Mijn advies is om dit in deze vorm niet te doen.”
Dat is iets anders dan: “Dit mag niet doorgaan.”
Dat onderscheid is essentieel.
Als de bestuurder vraagt: “Ja of nee?”
Stel dat een bestuurder na jouw toelichting zegt: “Maar jij bent toch onze FG? Zeg gewoon: kunnen we dit doen, ja of nee?”
Je kunt antwoorden dat dit niet jouw verantwoordelijkheid is. Formeel misschien correct, maar weinig invloedrijk.
Je kunt ook zeggen:
“Het besluit is aan jullie. Mijn professionele advies is om het in de huidige vorm niet te doen. Ik vind de resterende privacyrisico’s te groot. Als jullie anders besluiten, vind ik het belangrijk dat duidelijk wordt welke risico’s jullie accepteren en waarom.”
Daar gebeurt iets wezenlijks. Je neemt geen besluit, maar je neemt wel positie.
Dat is misschien de kern van invloedrijk FG-schap. Soms Overbruggen om te begrijpen, Overreden om inzicht te geven, Inspireren om verantwoordelijkheid te activeren en Stellen wanneer een duidelijke positie nodig is.
Een sterke FG neemt het besluit niet over, maar zorgt ervoor dat de bestuurder niet om een bewuste, geïnformeerde afweging heen kan.
En misschien is dát wel het verschil tussen gelijk hebben en werkelijk invloed hebben.
Dit en vele andere onderwerpen komen aan bod in deze cursus speciaal voor FG”s
